Nhân Viên Lễ Tân, Hành Chính Tổng Hợp

* Nhiệm vụ chính
- Tiếp đón, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác tại Văn phòng Công ty.
- Kiểm tra, theo dõi, thực hiện thanh toán các hoá đơn tiền điện, nước sinh hoạt, nước uống, internet, rác sinh hoạt, mực máy in, mực máy photocopy …
- Lập danh sách theo dõi, quản lý việc sử dụng trang thiết bị văn phòng cung cấp cho các Phòng, Ban chức năng và cá nhân do Phòng HCTH quản lý.
- Thực hiện các thủ tục thăm hỏi ốm đau, thai sản, hiếu hỷ, sinh nhật người lao động trong toàn Công ty.
- Liên hệ với các nhà hàng, quán ăn tổ chức đặt tiệc phục vụ họp khi có yêu cầu của Trưởng phòng.
- Kết hợp với nhân viên trong Phòng chuẩn bị các điều kiện phục vụ các cuộc họp, hội nghị do Công ty tổ chức.
- Tiếp nhận, theo dõi, quản lý, lưu giữ công văn, giấy tờ, tài liệu đi, đến và tra cứu nhanh khi có yêu cầu;
- Phân phối công văn, văn bản, giấy tờ kịp thời đến các đơn vị nội bộ và cơ quan ngoài Công Ty
- Pho to, công chứng tài liệu, hồ sơ theo yêu cầu của Trưởng Phòng
- Cung cấp hồ sơ cho các Phòng, Ban chức năng Công ty phục vụ chào giá, đấu thầu các dự án công trình của Công ty ( Hồ sơ năng lực nhân sự, giấy chứng nhận ĐKKD, chứng nhận năng lực hành nghề và chứng nhận mẫu dấu …).
- Quản lý giữ gìn cẩn thận con dấu, hồ sơ pháp nhân của Công ty, bảo mật tài liệu của Phòng HC-TH và Công ty;
- Kiểm tra, đóng dấu các văn bản có chữ ký của Lãnh đạo Công ty, theo đúng qui định phân quyền và quy định về thể thức soạn thảo văn bản của Công ty đã ban hành.
- Quản lý hồ sơ, lý lịch của NLĐ toàn Công ty: lưu hồ sơ NLĐ trong file theo các Phòng, Ban chức năng. Lập danh sách theo dõi nhân sự theo biểu mẫu, cập nhật định kỳ hàng tháng theo quy định của Phòng.
- Kiểm tra, kiểm soát công tác chấm công bằng dấu vân tay tại bộ phận văn phòng Công ty và Công trường. Trong quá trình rà soát chấm công phát hiện sai sót báo cáo Trưởng phòng để xử lý.
- Hàng tháng lập bảng chấm công tổng hợp của toàn Công ty và bảng cơm Văn phòng trình Trưởng phòng duyệt.
- Báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về công tác hành chính tổng hợp theo yêu cầu của Trưởng phòng.
* Thực hiện các nhiệm vụ khác
- Phối hợp, giúp đỡ các nhân viên trong Phòng hoàn thành nhiệm vụ.
- Tổ chức lập các báo cáo chuyên môn theo yêu cầu của Trưởng phòng.
- Thực hiện các công việc khác khi Trưởng phòng phân công.